この記事を読んでるってことは、タスク管理が上手くできなくて、コツを探してるんだと思います。
タスク管理は簡単なようで、実は奥が深いです。
僕は都内のWeb系ベンチャー企業でマネージャーをしていますが、毎日ありえない量のタスクが振ってきます。
これもこれも、あれもやっといて。これどうなってる？進捗教えて。
以前の僕だったら、「すみません、まだ手をつけられてないです。」「すみません、漏れてました。」ってなってましたが、タスク管理がちゃんとできるようになってから、「あ、それは今こういう状況で…」「それならもう終わって確認待ちです。」とドヤ顔してます。
タスク管理ができるようになってから、仕事が面白いくらいにうまくいきます。
バッサバッサ捌いて、涼しい顔して仕事してます。
上司からの評価もめちゃくちゃに上がりましたし、後輩にタスク管理のやり方を教えたら、後輩もめちゃくちゃ仕事ができるようになりました。
タスク管理は仕事の基本ですが、あまりにもできていない人が多いです。
タスク管理方法がたくさんあるが故に、タスク管理というタスクに追われている状態。
そんなんじゃいつまで経っても「仕事ができないやつ」のレッテルは剥がれません。
なので今回は、実際に僕が実践して効果があった7つのコツをご紹介します。
明日からドヤ顔でタスク処理できるようになるので、ぜひ参考にしてください。
タスク管理をするメリット
タスク管理をするメリットは様々ありますが、個人的にめちゃくちゃ大事だと思っているのは以下の2つです。
- 仕事内容が見える化する
- 効率的に仕事ができる
この2つは密接に関わっていて、まずは仕事が見える化することが超重要です。
自分が持っているタスクを全部洗い出すことで、「自分が今どんな仕事をしているのか」がわかります。
仕事内容を見える化して、やっと自分がやらなきゃいけないことと他の人に任せる仕事、優先順位などが明確になります。
もうちょっと深ぼって見ていきましょう。
仕事内容が見える化する
タスク管理をすることで、自分が持っているタスクの全体像が把握できます。
仕事内容が見える化することで、自分がどのような仕事をしているのか、何に集中すべきかが明確になります。
タスクを洗い出したら、そのタスクの中でもさらに細かいタスクがどんどん見えてきます。
それらを優先順位付けすることで、やっと何から始めていけばいいかがわかるようになるでしょう。
優先度を可視化することで、タスクを消化するスピードがアップします。
さらに、仕事内容が見える化することで、たくさんあるタスクを忘れることがなくなります。
タスク一覧は毎日毎日見ることになるので、ミス防止にも繋がります。
効率的に仕事ができる
タスク管理をすることにより、業務効率は間違いなくアップします。
タスクの洗い出し→全体像の把握→自分がやるべきタスクを選別→優先順位付け→取り掛かるという流れができるので、無駄な時間を使わずに最も効率的な方法で仕事を進めることができます。
それだけじゃなくて、タスク管理でタスクを分解し、小さな単位に分けることで大きな仕事でも取り組みやすくなります。
後述しますが、タスクを共有することで、他のメンバーと協力関係をつくることができたりするので、タスク管理をしないとすべてを一人で抱え込むことになります。
他にもタスク管理をするメリットはめちゃくちゃありますが、最も大きなメリットはこの2つでしょう。
なぜタスク漏れや遅延が起こるのか？
あなたはなぜタスク漏れや遅延を起こしてしまうと思いますか？
理由は様々ありますが、僕は主に以下の3つが原因だと思ってます。
- タスクが抽象化している
- 次々振られるタスクを処理できていない
- シングルタスクが徹底できていない
実際、僕もこれに当てはまっているときはめちゃくちゃタスク処理が下手でした。
どんなにいいツールを使っていても、毎日のようにタスク漏れや遅延が発生していて、何度も怒られたのを覚えています。
この原因を押さえておけば、タスク漏れや遅延は確実になくなります。
タスクが抽象化している
タスクが抽象化しているということは、「なんの目的があって、どこがゴールなのかがわからない」って状態です。
タスクが抽象化したままだと、そのタスクを実行するために必要な細かいタスクが明確にならず、実行するべきことがめちゃくちゃ見えづらくなります。
結果的に、「何すればいいの…？」ってなって遅延します。これめちゃくちゃ多いです。
それだけじゃなくて、タスクが抽象的だと実行に必要な時間とかコストが見積もりづらく、予定通りにタスクを完了できないことがあります。
結果的に遅延するので、タスクは抽象化したまま放置しないで、タスク依頼者にしっかり目的とゴールを確認することが大切です。
ここのすり合わせをしないと、どれだけ他のことを意識しても遅延します。
次々振られるタスクを処理できていない
タスクは様々な形で振られます。
口頭で言われたりチャットで送られてきたり、ビデオミーティングで発生したタスクとかもあると思います。
こういった次々発生するタスクを頭の中できちんと整理できず、脳内がごちゃごちゃになってしまうと、タスク漏れや遅延の原因になります。
それだけじゃなくて、そのごちゃごちゃした状態で業務を進めていると、それがまた別のタスクの存在を忘れる原因にもなります。
脳内は常にスッキリさせておく必要があります。なので、一度ざっくりでいいのでタスクを吐き出す場所を作りましょう。
言われたらすぐにメモできるようなタスク格納の場所があるとめちゃくちゃ便利です。
ここに関しては後述しますが、Notionが圧倒的に強いです。
シングルタスクが徹底できていない
シングルタスクはその名の通り、「ひとつのタスクに集中すること」です。
シングルタスクが徹底できていないと、複数のタスクに同時に意識が行ってしまい、効率よくタスクを適切に処理できないことがあります。
「あーそういえばあれやらなきゃいけなかったな。今ちょっとやっちゃうか」みたいな感じ、身に覚えありませんか？
これはマジで最悪です。意識があっちこっちに行きまくってる。
タスクは必ずひとつに集中する。処理中に別のタスクを振られたら、よほど急ぎでない限りはどっかに吐き出して忘れる。で、また業務に戻る。
これが徹底できれば、確実にタスク処理能力は上がります。遅延はまず間違いなくなくなりますよ。
タスク管理が上手い人がしていること
あなたとタスク管理が上手い人の違いはなんでしょうか？
元々持っている能力？経験？
違います。違いは以下です。
- タスクとTODOを分けている
- 自分がやるタスクと人にやってもらうタスクを分けている
- 終業前に翌日のタスクを決めてスケジュールを立てている
タスク管理が上手い人は、上記を徹底しています。実際、僕もタスク管理ができてない頃はこればまったくできてませんでした。
「当たり前のことばっか」って思うかもしれませんが、振り返ってみてください。多分、ほとんどできていないんじゃないかと思います。
マジで、これ意識するだけでタスク管理能力はめちゃくちゃに上がります。仕事の生産性もめちゃくちゃ上がる。生まれ変わりますよ。
タスクとTODOを分けている
上手なタスク管理をする人は、タスクとTODOを分けて管理しています。
タスクとTODOの違いってわかりますか？
タスクは現在手元にあるやるべきことで、TODOはやらなければいけないことを明確化し、優先順位をつけたものです。
この違いを理解していない人が圧倒的に多い。
つまりタスク管理の本質は、「タスク全体を洗い出して、今やるべきことを抽出すること」です。
タスク管理ができていない人はこれが理解できていないので、業務を洗い出してなんとなくで仕事を進めている。
やりやすいものとか得意なこと、すぐ終わるものなど、自分の都合のいいように進めているんです。
そうすると、「実はこれの優先度が高かった」とか、「いつの間にか期限過ぎてた」なんてことになります。
「タスク管理する理由」を明確に理解しておかないと、いくらツールを使ったって何も変わりません。
自分がやるタスクと人にやってもらうタスクを分けている
タスク管理が上手い人は、自分がやるべきタスクと、他の人に任せてもいいタスクを明確に分けています。
後述しますが、タスクは細かく分類する必要があります。
例えば、「手順書を作成する」というタスクがあるとして、細かくすると「構成をつくる」「たたきを作る」「最後に調整して完成させる」のような感じになります。
このうち、「構成作りと最後の調整は自分の方がいいから、たたきは誰かに作ってもらおう」みたいな感じで、自分がやるべきことを明確にしています。
これはエッセンシャル思考ともいって、自分のリソースを最も大切なタスクに集中できるようになるので、生産性を高めるために非常に有効です。
当然ですが、自分が持つタスクは少なければ少ないほどいいです。その方が頭がスッキリして、面白いくらい仕事がうまくいきます。
終業前に翌日のTODOを決めてスケジュールを立てている
これも超大事。タスク管理が上手い人は、その日のうちにタスクを整理して明日のTODOを決め、一日のスケジュールに落とし込んでいます。
仕事ができる人は終業前にその日のタスクを振り返ってます。
完了していないタスクがあれば、次の日に引き継ぐか、優先度を再評価してタスクリストに追加するような流れです。
そのあと、翌日にやるべきタスクをTODOとして挙げ、そのタスクを優先順位に従って整理します。その際、「重要性」と「緊急性」の観点からタスクを分類して、優先順位をつけます。
そこから、「これを何時までにやって、これはこの時間…」みたいな感じで、一日のスケジュールに落とし込みます。
こうすると、一日のスケジュールを明確になっているので、出社したらすぐに業務に取りかかれます。これやると無駄な時間が減って、超効率的に業務を進めることができます。
朝やるのでは遅いです。朝は一番脳がクリアな状態なので、タスク管理に時間を使うのは死ぬほどもったいない。
一日の振り返りも含めて、就業前には必ず翌日のスケジュールを立てましょう。
漏れ・遅延がなくなるタスク管理の7つのコツ
タスク管理について色々と語りましたが、こっからがやっと本番って感じです。
タスク管理において、一番の敵が「漏れ」と「遅延」。
というより、もはやこれしか敵はいません。
あなたも、タスク漏れや遅延が多くて困っていると思います。
ここからは、実際に僕が実践して効果があった7つのコツを大公開します。
それはこちら。
- タスクのゴールを明確にする
- タスクを細分化する
- タスクに優先順位をつける
- タスクのスケジュールをたてる
- ひとつのタスクに集中する
- 振られたタスクはすぐにメモして一旦忘れる
- その日の自分のタスクとスケジュールをメンバーに共有する
これらができれば、確実にタスク管理は上手くなります。
タスクの目的とゴールを明確にする
まずはタスクの目的とゴールを明確にしましょう。
タスクの目的とゴールを明確にすることで、「何をしたらそのタスクが完了になるのか？」ということがわかります。
つまり、そのタスクに取り組む方向性が明確になり、効率的に作業を進めることができます。
例えば、プレゼン資料を作成する場合、タスクの目的は「資料を作成する」というだけではなく、「説得力のある資料を作成して、相手を納得させること」です。
そのためにはどんなデータが必要で、どんな資料にするかを練る必要があります。
もうひとつ、例を出しましょう。
例えば、「システム開発の見積もりを取る」というタスクを上司に振られたとしましょう。このタスクのゴールは見積もりを取ることでしょうか？
違いますよね。このタスクのゴールは「見積もりを取って、上司に報告をすること」です。
なんでこの見積もりなのか？という根拠をしっかりと持って、上司に報告することがゴールになります。
ここが把握できていないと、「やって終わり」になり、「どうなってるの？」と言われる原因になります。
まずはタスクの目的とゴールを明確にする。これはめちゃくちゃ大事です。
タスクを細分化する
タスクは可能な限り細かく分解することが重要です。タスクの中の小タスクを作るイメージです。
タスクを細分化することで、「そのタスクを完了させるために、何をやればいいのか？」が明確になります。
それだけじゃなく、自分でやるべき仕事と、他の人に依頼するべき仕事を選別することもできます。
また、見積もりを例に出しましょう。
上司からシステム開発の見積もり依頼があったとき、タスクは以下のように分解できます。
- 目的とゴールを明確にする
- どのようなシステムにするかの全体像を作り上げる
- 資料に落とし込む
- 相見積もりを取る
- 気になるシステム会社と打ち合わせ
- 詳細な見積もりを取る
- 見積もりの根拠を把握しておく
- 上司に報告する
みたいな感じです。「細か！」って思うかもしれませんが、このくらいの粒度にするとタスクがめちゃくちゃ進めやすくなります。
さらにここから、自分でやるべき仕事と、他の人に依頼するべき仕事を選別していきます。
「システムの全体像は自分でやって、資料への落とし込みは他の人に任せよう。で、そのまま相見積もりの依頼をしてもらって、その後の打ち合わせは自分が出よう」みたいな感じで進められます。
こんな感じで、タスクを細分化することはめちゃくちゃ大きなメリットがあります。
必ずやりましょう。
タスクに優先順位をつける
タスクは重要度や緊急度によって優先順位が異なります。
以下の図、一度は見たことがあるんじゃないでしょうか？
基本的には、①→②→③→④の順番で取り掛かる必要があります。
優先順位をつけることで、効率的に業務を行うことができますが、実はこれは自分一人では難しいです。
優先順位は必ず上司と決めるようにしましょう。仕事の全体像を把握しているのは上司です。優先順位を決めるのも上司です。
上司に優先順位をつけてもらうためにも、持っているタスクは洗い出して細分化しておく必要があります。
ただ、脳死で上司に優先順位を決めてもらっては成長できません。
「優先順位を決めてください！」と言っても、「自分で考えろ！」となるだけです。
「優先順位考えてきたんですけど、これで合ってますか？」が正解です。
今後、自分で優先順位を決められるようになるためにも、自分で考えるクセをつけましょう。
タスクのスケジュールをたてる
タスクには必ず期限があります。「いつまでにやっといて」と言われているはずです。
そのタスクはもちろん、細分化したタスクそれぞれにスケジュールをもたせ、計画的に進めていく必要があります。
もう一度、システム開発の見積もりを例に出しましょう。
細分化したタスクは以下で、5/1にタスクを振られ、5/14までに見積もりを上司に渡すことになっています。
- 目的とゴールを明確にする
- どのようなシステムにするかの全体像を作り上げる
- 資料に落とし込む
- 相見積もりを取る
- 気になるシステム会社と打ち合わせ
- 詳細な見積もりを取る
- 見積もりの根拠を把握しておく
- 上司に報告する
ここまでわかっていたら、おそらく以下のような思考になるはずです。
「5/14に上司に報告だから、余裕を持って5/12までに見積もりを取って根拠を把握しておこう。だから打ち合わせは5/10ぐらいまでにやって、それまでに相見積もり取らないとだめだな。ゴールデンウィークも考慮すると、ここまでに全体像を把握しておかないと…」みたいな感じです。
小タスクそれぞれにスケジュールをもたせることで、優先順位なども明確になります。
このとき注意しないといけないのが、「バッファをもたせる」ってことです。
バッファは簡単に言うと余裕を持つってことで、例えば上司に報告する5/14に詳細な見積もりを取るとしたらどうなると思いますか？
恐らく、遅延します。
システム会社とのスケジュール調整がうまくいかなかったら？上司が会議でつかまらなかったら？資料の落とし込みを依頼した人が全然進んでなかったら？
ひとつトラブルがあっただけで、ほぼ100%遅延します。
そうならないためにも、期日から逆算して、バッファをもたせてスケジュールを立てることが大切です。
ひとつのタスクに集中する
これは前述しましたが、シングルタスクを徹底するということです。
タスク管理が下手な多くの人はマルチタスクをしています。
これは実はめちゃくちゃ非効率です。
複数の作業を行おうとすると、切り替えるたびに時間とエネルギーが余分に失われ、結果的に全体の生産性が下がります。
「あれもこれも」と複数のタスクが常に脳裏にちらついているのは一番最悪な状態です。
その反面、シングルタスクに集中することで、効率的かつ質の高い業務を行うことができます。
シングルタスクに集中することで、一つの仕事を完了するために必要な時間が短縮され、エネルギーを節約することができます。
結果的に、マルチタスクよりも多くのタスクをこなすことに繋がります。
シングルタスクを実践するためには、以下のようなポイントを意識してください。
- 一度に一つの作業に集中する
- 集中して取り組む時間を決める
- 集中しやすい場所や環境を整える
- 他の作業に干渉されないように、通知機能を切る
マルチタスクはほんとに効率悪いので辞めましょう。シングルタスク一択です。
振られたタスクはすぐにメモして一旦忘れる
これもさっきチラッと話しましたが、「振られたタスクはすぐにメモして一旦忘れ、脳をクリアにする」ってことがめちゃくちゃ重要です。
脳にはキャパがあります。覚えておける容量です。
振られたタスクをすぐにやろうとすると他のものが脳から抜けます。そうすると漏れの原因になります。
それだけじゃなく、振られたタスクをその場ですぐにこなそうとするとマルチタスクになりますし、本来やろうとしてたタスクが遅れます。
まさに百害あって一利なし。
「一旦吐き出してそのタスクを忘れて、意識を本来のタスクに戻すこと」が超重要。
よほど急ぎのタスクでない限り、一旦忘れましょう。メモっとけばあとで思い出せます。
その日の自分のタスクとスケジュールをメンバーに共有する
これ、個人的には超おすすめです。自分のその日のスケジュールをメンバーに共有することで、やらざるを得なくなります。
他の人が自分の状況を把握できますし、メンバーが自分の状況をわかっていれば、もしかしたら手伝ってくれるかもしれません。
また、逆にメンバーの状況を知っておくことで、空いている人に業務を依頼できたり、自分が手伝うこともできます。
自分から逃げ出せない状況を作るのはめちゃくちゃ効果的なので、ぜひ試してみてください。
個人タスクならNotionがおすすめ
ここまで、タスク管理のコツや漏れ・遅延が発生する原因について語ってきました。
「理屈はわかったけど、どうやって管理すればいいの？」って声が聞こえてきます。
ここについてもしっかり解説していきます。
結論から言うと、僕が使っているのはNotionです。
Notionは最高です。タスク管理ツールとしても使えますし、とにかくメモが強い。
元々はメモツールとしての色が強かったので当たり前かもしれませんが、急に振ってきたタスクを吐き出す場所としては最適です。
あと、何よりユーザーが多く、発信者も多いため、テンプレートが豊富。
色々調べてみて、気に入ったタスク管理方法のテンプレをインストールするだけで上級者と同じNotionが使えます。
「タスク管理ツールはこれで、メモはこれで…」みたいに色んなツールをまたがずに済むので、脳がめちゃくちゃクリアになります。
機能が多すぎて最初は慣れないかもしれませんが、めちゃくちゃ便利なのでぜひ使ってみてください。
「タスク管理」というタスクに捉われないようにする
最後にアドバイスですが、「タスク管理というタスクに追われている状態」の人が多くいます。
タスク管理はあくまでも業務を効率的に処理する手段のひとつです。
タスクを完璧に管理しようと、タスク管理に多くの時間を使っている人がめちゃくちゃ多いです。
そんなことをしている暇があったら、少しでも仕事を進めた方が何億倍も効果的です。
タスク管理は仕事ではありません。仕事をするための準備です。
そこに時間を使っていたら本末転倒。結局何も変わりません。
あまり気合を入れすぎず、完璧にこなそうとしないで、徐々に慣れていきましょう。
